個人情報の管理台帳はこうやって作る(プライバシーマーク取得辞典)

個人情報を保護する事はとても重要な事です。
現在では個人情報について保護措置を講じている体制が整備されている事業者を認定する仕組みもあり、認定された業者に対してはプライバシーマークを付与する仕組みとなっています。

他の人はそのマークの有無を見て、その企業等の個人情報の扱いがどうなっているのかと言う事を知ることも可能です。
では、そもそも個人情報をしっかりと管理する上で、管理台帳はどのようにすれば作成する事が出来るのでしょうか。

個人情報はその企業などを利用する人の個人的な情報と言う事になります。

企業にとってはとても重要なポイントになり、それを正しく管理する事によってその企業の評価なども大きく変わってきます。
時々個人情報の流出等が問題になる場合がありますが、その場合は会社等に大きな打撃となる場合もある為注意しなければいけません。

完璧に部外に漏れない様にするという点から考えると、その情報を扱っている人が自分の頭の中に入れておくというのが最も漏れにくいかもしれません。
しかしそれでは情報の共有が出来なくなってしまう為、やはり管理台帳の作成は必要不可欠だと言えます。
しかしただ台帳を作るだけでは、個人情報を守る事はなかなか難しいので注意が必要です。

まず管理台帳を作成する場合は、情報を上手に連携させるという事が必要となります。
またその情報はただそこに記載されているだけで良いのではなく、必要な時に必要な情報をすぐに見つけられるようにしておかなければいけません。

したがって一覧形式にしておく必要が出てきます。
そうする事によって、情報自体を見やすくなるし、何より見落とし等もしにくくなります。

情報に関しては、項目を揃えておく事も必要です。

全て同じ形式にしておく事、そうする事によって誰が見ても分かる様にする事が出来ます。

管理台帳によって記載方法等が違ってくると理解し辛くなってしまうことも少なく無い為、情報は統一した形にするというのは必要不可欠です。

またそこには情報の管理期限、さらにその管理者の名前等もしっかりと明記し、責任の所在を明らかにしておく必要があります。

もう一つは保護と言う点に対して注意するという事です。

基本的に情報の管理に携わる人は最小限の人数にするという事が重要になります。

またもう一つはそれの管理専門の部署を作るという事です。
そうする事によって個人情報の漏洩も防ぎやすくなる管理台帳の作成が可能となります。