プライバシーマークは永久に使える？(プライバシーマーク取得辞典)

プライバシーマークは一度取得したから永久に使えるというものではありません。

マークの有効期限は二年間として定められており、その期間が満了すると取得したプライバシーマークは失効することになります。

従って取得から二年が経過した状態で放置をしていたという場合には改めて新規取得扱いとして再び審査を受けることが必要になるのです。

しかし永久には使えないとは言っても一度取得した企業が二年ごとに再び新規取得扱いで審査を受けるというのは現実的ではありませんから、現在の制度では更新という形で継続的に使用して行くことが可能になっています。

更新はプライバシーマークの有効期限が失効する4〜8ヶ月前の4ヶ月間で申請を出せば受けられると規定されていますから、今後も継続的にマークを使用して行くということであればこの時期に更新申請を出せば問題ありません。

ただ更新と言ってもただ書類を出せば良いというわけではなく、そこでは「更新審査」としてマークを使用するにふさわしい環境が継続されているかどうかが確認されることになります。

更新申請は取得を行った際に申請を出した審査機関もしくは付与機関に対して行い、この際には併せていくつかの書類を提示する必要があります。

一例をあげると個人情報保護体制の概要をまとめた書類や所定の書式に基づくチェック表、教育・監査の実績をまとめた書類などがありますが、これらの書類は当然ながら更新申請を行う際に提出できるように準備して行く必要があります。

従って「更新申請が受理されてから作る」ということは出来ません。

特に注意が必要なのが教育と監査の実績についてで、これは一回分ではなくマーク取得から更新までの二年分の実績をまとめて提出する必要があります。

初回認定日と事業計画の関係で一回しか実施できておらず更新審査の期間中に次の教育と監査を実行する予定があるということであれば例外的に一年分の提出でも認められますが、そうした場合を除けば二年分の実績提示が必要です。

また時折見られるのが「更新申請から実際の受理までに期間が空いてしまって、有効期限の満了日までに手続きが終了しなかった」というケースですが、この場合更新申請が適切に行われていたのであれば有効期限をすでにすぎていたとしてもひとまず現在付与されているプライバシーマークを有効のものとして扱ってもらえますから心配は不要です。

ただ可能なかぎりそうしたことがないよう、プライバシーマークの有効期限には注意して余裕を持って更新申請を出すようにしましょう。