プライバシーマーク取得方法は複数のやり方があります。
プライバシーマークとは、個人情報の保護に関して一定の要件を満たした事業者が、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の管轄する登録商標を使用することができる制度のことです。
取得する目的は、個人情報の取り扱いを適切におこなっていることの証明などですが、動機は別のところにあるようです。
取得することのメリットは以下の通りです。
取得企業はまだ取得していない取引先と契約を結ぶとき、個人情報の取引先の監督義務があるので、契約時に煩雑な調査が要求されます。
取引先も取得していれば一方の負担はなくなり、円滑に契約が結べます。
企業が暗に取得を要求するのはこのためで、取得後は業務契約の増加が見込めます。
一般消費者に向けても、個人情報を適切に管理していることをアピールできます。
取得することで生じるデメリットにつては以下の通りです。
取得後は日常業務に加えて個人情報保護マネジメントシステムを運用していく必要があり、業務の質の低下など影響を及ぼす可能性があります。プライバシーマークの使用を続ける限り運用していく必要があり、合わせて、2年ごとの更新と年一回の内部監査、年一回の従業員の個人情報保護教育を実施する必要があります。
また、正しく運用していても個人情報の漏洩などの事故は起きる可能性があるので、取得の取り消しもありえます。
プライバシーマークの取得方法には複数のやりかたがあり、準備から申請まですべて自社で取得するか、最低限の手間で取得できるコンサルティング会社に依頼するかです。
ただし利用するコンサルティング会社にすべて任せてしまうと運用時に業務内容とかみ合わないなどの問題が生じたり、運用責任者の理解不足から更新中止といった事態になりかねません。
準備する物は主に書類といった形で、代別して専用の様式を用いる書類と取得者が個別に準備する書類です。
専用の書式には、プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表、プライバシーマーク付与適格性審査申請書、会社概要、個人情報を取扱う業務の概要、すべての事業所の所在地及び業務内容、個人情報保護体制、個人情報保護マネジメントシステム文章の一覧、個人情報保護マネジメントシステム要求事項との対応表などがあり、他にも、教育実施サマリー、監査実施サマリー、事業者の代表者による見直し実施サマリーがあります。
事業者が個別に準備する書類は、会社案内、登記事項証明書、個人情報保護マネジメントシステム文書一式などです。