プライバシーマークの変更報告書を申請しなければいけないケースとは？(プライバシーマーク取得辞典)

プライバシーマークの取得に成功した後は個人情報保護に関する取り組みを継続してそのマークに適した法人であり続けなくてはなりません。

ただそこで少々忘れられがちになるのが変更報告書です。

これはその名の通り、プライバシーマークの取得に関して告知するべき事実が変更されたという際に一般財団法人日本情報経済社会推進協会に対して提出する書類です。

ではどういったケースになるとこの変更報告書を提出するのかというと、規定としては事業者名、本店所在地、代表者名、申請担当者とその連絡先、個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者の六項目です。

事業者名についてはそのままで、例えば企業の合併、業務委譲などが発生した際に提出が必要です。

続く本店所在地についても同様に企業の本店を大阪から東京に移したなどの場合が該当しますし、代表者名に関しては社長の代替わりなどが該当します。

申請担当者とその連絡先に付いても基本的にはこれらのことに変更があった場合に必要で、例えばこれまでの担当者が退職した、人事異動で別の人員が担当者になったなどの場合に提出が求められることになります。

またこの担当者に付いて少々判断が難しいとされるのが「相談先として用意している複数の窓口のうち一つが変更になった」等の場合です。

この場合は基本的に変更報告書を提出する必要はなく、次の更新審査の際に確認をしてもらえれば問題ありません。

ただここについては不安を感じる人も多いでしょうから、もし判断が難しいと感じたのであればそのまま放置するのではなく、日本情報経済社会推進協会に直接問い合わせをかけて返答を貰った方が良いでしょう。

そして個人情報保護管理者と個人情報保護監査責任者についても、人員配置の変更などで管理者・責任者が変わった時に変更報告書を提示すれば問題ありません。

ちなみにこれらの変更を申し出る際には、報告書以外に別の書類の提示が求められることもあります。

事業者名と本店所在地のどちらかが変更になった場合はこれまでの登録情報と新しい登録情報の両方が確認できる登記事項証明書、代表者名が変わった場合はその報告書を出す時点で取得できる登記事項証明書の提示が必要になります。

これらの書類が無いと変更報告書を送っても手続きは完了せず、二度手間になってしまいますから変更の必要が生じた場合には事前にしっかりと準備し、忘れないように日本情報経済社会推進協会に送付するようにしてください。