プライバシーマーク更新申請はこうやる(プライバシーマーク取得辞典)

プライバシーマークは、審査に通れば一生そのままマークを使い続けることができるというわけではなく、一定期間の経過後はマークを利用することができなくなります。

ですから、期間を経過してマークを利用することができなくなってしまう前に更新申請を行っておく必要があるのです。

更新申請の受付期間は年中行われているわけではなく、その会社に与えられたプライバシーマークの有効期間を見て判断することになります。
マーク付与の有効期間が満了する八ヶ月前から四ヶ月前までと決まっていますので、継続的にマークを利用し続ける時にはまずこの期間内で申請を行わなくてはいけません。

そして、実際に申請をする時にはマーク付与の適格決定を受けた審査機関や付与期間に対して必要になる申請期間を更新するための書類を提出しなくてはいけません。

これは各機関の約款でどのようなものが必要になるのかが記載されているのでどうしてもわからない時には確認しておく必要があります。

そもそも、プライバシーマークを受けた地域によっては、登記上に記載されている本社の地域に存在する審査機関やそれに対応することができる機関が審査を行わなくてはいけないケースもありますので、全てのケースで同じように申請するわけではないということを理解しておきましょう。

提出しなくてはいけない書類は、新規申請によって提出した書類と被ってしまっているものもいくつか存在します。

プライバシーマークは個人情報保護の観点から行われるものですので、個人情報がきちんと保護されるシステムが存在するのかどうかを確認することが絶対になります。

そのため、個人情報保護マネジメントシステムの審査に関しては更新作業においても必ず行う必要があるのです。

また、新規申請と明確に異なる点は現地審査に際に派遣される審査員が新規審査の時とは異なっている点にあります。

プライバシーマークの審査の際に慣れ合いが合ってはいけませんので、新規申請を行うときに担当した担当者は当該審査から外され、更新作業をする時には新しい審査員が審査を行うことになるのです。

ですから、更新をする時にはその新しい現地員に対する審査として必ず書類を用意しておかなくてはいけません。

このように、形だけで更新を行うのではなくすべての面で厳格な更新が行われます。
だからこそ、このマークを継続的に利用できている会社は信用性が高い会社として人気が高いという側面もあるのです。