プライバシーマーク取得はこうするのがオススメ！(プライバシーマーク取得辞典)

個人情報を保護する体制がしっかり整備されていることを簡単に社内外にアピールできることの証明でもあるプライバシーマークは、個人情報を保護するためのしっかりとした計画、また計画に基づいた実施運用、結果を踏まえた再確認・見直しを行ない、それらをまとめた結果を審査機関に申請し、自社の個人情報保護体制に問題が無いかをJISは規格した判断基準に基づき適合しているかの審査を受けるのです。

審査基準はこのような自社がまとめた個人情報保護体制の書類と、専門の審査員が2名現場に来て、記録類の再確認、担当者へのヒアリング、現場視察が行なわれます。

書類審査と現場審査の統合結果をもとに100点満点で評価されますが、100点満点で合格するという事はほぼないので減点された部分の改善すべき点を後日、審査員が下した審査結果が報告書と共に郵送されてくるのです。

審査員によって指摘された改善すべき点をさらに改善をし、審査員に再度報告して改善が認知されて初めて「合格」と言う判断が下されて、見事認定取得ということになります。

ここでも分かる通り認定取得までにはかなりの工程があり、計画から実験的な運用、それを踏まえた微調整、結果報告書のまとめなど、どの工程にも組織を編成し各責任者を決めることが重要となってきます。

またこのような工程を踏まえて最終的に申請書類を作成し認定期間へ申請するまでにも多くの時間を要す上に、書類審査によって審査員から不適切な部分を指摘されれば、再度確認、改善をするといった工程を踏まなくてはいけないので時間だけではなく忍耐力も必要です。

書類審査を通過し現場審査に入るまでに約２ヵ月の時間を要し、現場審査の項目にある現場担当者のヒアリングには約5～7時間程度のインタビューがありこちらもまた約一日がかりの作業になります。

現場審査を通過し最終的な統合結果を100点満点で評価され、その際に指摘された改善すべき点の量によってはまたここからさらに多くの時間を要する可能性があります。

このような一連の作業の取り組み期間は、一般的におおよそ６ヶ月～１０ヶ月程度で取得するケースがほとんどで、時間に余裕を持った取り組みが必要です。

また自社の繁忙期や、審査機関の混雑状況を考慮し、プライバシーマーク取得に関して実績の高いコンサルタントに依頼をし、微調整を念入りにし進めていくことがおすすめの取得方法です。

また短期間でのスピード性を重視したコースや、内容をじっくりと進めて着実に仕上げていくコースなど柔軟に対応してくれるコンサルタント会社もあるので、コンサルタントに依頼をする場合は選定方法もしっかりとする事が大切です。